Destrucción certificada de documentos confidenciales: todos los secretos

Explicar qué es la destrucción certificada de documentos confidenciales puede parecer complicado, pero desde EINA Inserción queremos solucionar todas tus dudas. Somos especialistas de la gestión documental que proporcionamos todos los servicios necesarios para la eliminación de datos personales en formato papel o digital. Certificamos el correcto complimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Si todavía no sabes a qué nos referimos, no te desesperes. Sigue leyendo y te contaremos cómo destruir documentos correctamente según exige la ley. Todas tus preguntas tienen respuesta.

¿Qué es la destrucción certificada de documentos confidenciales?

Los servicios de destrucción confidencial de documentos son esenciales para las empresas en la actualidad. El 25 de mayo de 2018 entró en vigor en toda Europa el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD, que contiene la Ley Orgánica de Protección de Datos o LOPD.  Esta normativa exige destruir y eliminar los datos personales de cualquier persona o entidad una vez estos hayan cumplido su función. En otras palabras, la información confidencial no puede almacenarse indefinidamente.

La destrucción certificada de documentación confidencial consiste en eliminar los datos privados tanto de personas físicas como jurídicas almacenados por una empresa. Aunque pude parecer un proceso fácil que cualquiera puede realizar con una máquina trituradora de papel o enviando un documento a la papelera de reciclaje, la realidad es muy distinta. Las autoridades europeas exigen el cumplimiento de ciertos parámetros para proteger la intimidad de los ciudadanos.

Las organizaciones que incumplan la LOPD pueden recibir sanciones de hasta 600.000€. Para evitar dichas multas, es necesario contratar una empresa de destrucción certificada de documentos confidenciales como EINA. Somos los únicos que podemos asegurar la correcta eliminación y borrado de los datos almacenados. Disponemos de la tecnología e infraestructura adecuada para asegurar la correcta destrucción de los documentos.

¿Qué son el RGPD y la LOPD?

El Reglamento General de Protección de Datos o General Data Protection Regulation (GDPR), es la regulación europea en el ámbito de protección de datos y privacidad. Afecta a todas las personas y empresas dentro de la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo. Su objetivo es devolver a los ciudadanos el control sobre sus datos personales.

En España, el RGPD se aplica mediante la Ley Orgánica de Protección de Datos (15/1999). La norma establece que los ciudadanos y ciudadanas deben dar su consentimiento explícito a las empresas para que estas puedan guardar sus datos. Además, las organizaciones deben especificar por qué y para qué quieren dichos datos personales. Una vez la información ha cumplido su propósito, deberá ser destruida de forma segura para asegurar que nadie podrá hacer un uso fraudulento de ella. Así pues, la RGPD y la LOPD fijan la normativa de destrucción certificada de documentos confidenciales.

Estas directrices nacen principalmente a causa del crecimiento y la generalización en el uso de Internet. Las autoridades Europeas advirtieron la falta de control sobre la información personal que los usuarios daban en distintas páginas web. Por esta razón desarrollaron la RGDP y la activaron con carácter retroactivo. Esto significa que las empresas y webs debían contactar a sus usuarios y clientes pidiéndoles su consentimiento para seguir guardando sus datos.

No obstante, la LOPD no hace referencia solamente a datos personales online.

¿Qué son los datos personales?

Los datos personales es toda aquella información que hace referencia a una persona y que permite identificarla o contactarla. Así pues, hablamos de nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección postal, DNI o pasaporte, número de teléfono, tarjeta de crédito o cuenta bancaria, por ejemplo.

No obstante, esta no es la única información confidencial que protegen el RGPD y la LOPD. La ley también hace referencia a datos de navegación por internet recogidos por herramientas como Google Analytics, o archivos en video registrados por cámaras de seguridad. También se incluyen historiales médicos o delictivos, suscripciones o contrataciones. Además se cubren tanto los formatos en papel como los digitales.

Así pues, cualquier información personal almacenada por un tercero debe ser considerada confidencial y ser tratada, custodiada y eliminada o destruida de forma adecuada. Asimismo, cualquier proceso de cesión de datos debe pedir el consentimiento del usuario, ya sea la suscripción a una web, darse de alta en un gimnasio o acudir a una primera visita médica.

¿Cuál es el proceso de destrucción certificada de documentos confidenciales?

El Reglamento General de Protección de Datos exige seguir ciertos procedimientos a la hora de eliminar datos personales. Las autoridades han establecido la normativa DIN 66399 como referencia de seguridad en el proceso de destrucción certificada de documentos confidenciales. Se especifican términos como el tamaño máximo de las partículas de papel resultantes del proceso de trituración, o el procedimiento a seguir para eliminar datos digitales.

Como empresa trituradora de papel, en EINA Inserción seguimos las directrices establecidas por la DIN 66399. Recogemos la documentación confidencial en contenedores de seguridad sellados y numerados. Nuestros operarios trasladan las sacas a nuestras instalaciones centrales en Ripollet. Allí se procede a la destrucción de los papeles en un tiempo no superior a las 48 horas. La documentación se almacena en jaulas cerradas con código de seguridad al que sólo tiene acceso el personal autorizado.

La destrucción de papel se realiza con la trituradora HSM FA 500.2 con cinta de alimentación transportadora CRIZAF modelo LSE. Esta máquina destructora de papel nos permite triturar documentación con la clasificación de Partícula P-4, cumpliendo el nivel 3 de seguridad establecido en la norma DIN 66399.

Las fracciones de papel resultantes son recicladas por la empresa FONT Recuperacions. Ellos se ocupan de la gestión de residuos y de darle una nueva vida al papel. Mediante esta empresa de reciclaje de papel y cartón aseguramos un impacto positivo en el medio ambiente.

En el caso la destrucción certificada de soportes digitales, el proceso se adapta a las características del soporte donde se almacenan. Dependiendo de los datos y las exigencias del cliente, se procederá a destruir el hardware completo, ya sea un CD, DVD, disco duro, memoria USB, tarjeta u otros. El método también se adapta a la normativa europea y permite asegurar que los datos no podrán ser recuperados.

Para garantizar la seguridad durante todo el proceso, este se registra y se pone a disposición del cliente. Además, las sacas de documentación están correctamente identificadas en todo momento.

¿Cómo se certifica la correcta destrucción de la documentación?

En EINA certificamos la destrucción confidencial de documentos y el correcto cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos y la Ley Orgánica de Protección de Datos. Lo hacemos mediante el Certificado de Destrucción Confidencial y el Certificado de Cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999. Proporcionamos documentación que asegura que se han seguido los preceptos establecidos por la normativa DIN 66399. Además, entregamos material audiovisual que permite comprobar y seguir todo el proceso de destrucción.

También proporcionamos el Certificado de Reciclaje de Residuos Sobrantes y de Buenas Prácticas Medioambientales. Así probamos el impacto positivo sobre el medio ambiente que tiene contratar a EINA, que facilita la producción de papel reciclado.

Finalmente, nuestros clientes también reciben el Certificado de Contratación de Personas en Riesgo de Exclusión. Este se puede presentar como comprobante de cumplimiento de la Ley General de la Discapacidad, según establece el Real Decreto 364/2005.

¿Qué medidas de seguridad tenemos en EINA Inserción?

Como empresa destructora de papel y documentación confidencial, EINA asegura la máxima seguridad durante todo el proceso. Las empresas reciben contenedores de papel cerrados, sellados e identificados donde se tiran los archivos. Estos caen en sacas con número de serie identificativo.

Los operarios de EINA visitan las sedes de los clientes regularmente para recoger las bolsas llenas y sustituirlas. Las sacas se llevan a la sede central de Ripollet, donde se almacenan en jaulas de seguridad. Sólo el personal autorizado tiene los códigos de acceso, mientras un sistema de video vigilancia asegura la custodia documental. Los archivos nunca tardarán más de 48 horas en ser procesados en la trituradora de papel, que asegura la destrucción de todos los documentos confidenciales. Las partículas restantes son entregadas a una empresa de gestión de residuos para su reciclaje.

Todo el proceso de destrucción de archivos se registra en video. Se muestran claramente los números identificativos de las sacas para que los clientes puedan comprobar que se han seguido todas las medidas de seguridad necesarias.

EINA Inserción, destrucción certificada de documentos confidenciales y mucho más

En EINA estamos especializados en el proceso completo de destrucción certificada de documentos confidenciales. Sin embargo, nuestros servicios no acaban aquí.

También nos ocupamos de la gestión documental. Ayudamos a las empresas e instituciones a mantener un archivo ordenado, eficiente y eficaz. Evaluamos, clasificamos y eliminamos duplicados para que acceder y encontrar información sea fácil y sencillo.

Así mismo, también disponemos de la tecnología necesaria para la digitalización certificada de documentos. Nos encargamos de introducir información en bases de datos, ya sea mediante el copiado o el escaneo de archivos. Los documentos digitales resultantes tienen completa validez legal y no pueden ser modificados. Té explicamos más acerca del proceso de digitalización de documentos y de cómo escaneamos los archivos en nuestro blog.

Ofrecemos nuestros servicios de organización de archivos y destrucción de documentos en Barcelona ciudad y en el área metropolitana. También llegamos al resto de territorio catalán, cubriendo las áreas de Tarragona, Lleida, Girona. Así mismo, nos ocupamos de la gestión documental en zonas del País Valenciano, el sur de Francia, Aragón.

En EINA ofrecemos los precios más competitivos del territorio. Además, somos la única empresa de destrucción certificada de documentos confidenciales con la misión social de ayudar a jóvenes tutelados y extutelados en riesgo de exclusión social. Les asistimos en su entrada al mundo laboral. Les proporcionamos una primera oportunidad profesional y les guiamos en sus primeros pasos. Con nosotros, los y las jóvenes aprenden a hacer un currículum y a preparar una entrevista mientras ganan experiencia y habilidades.

Contacta con nosotros y descubre los precios de nuestro servicio de destrucción confidencial y gestión documental. Mejora la eficacia de tu negocio y demuestra tu compromiso social con EINA Inserción. Te enviamos un presupuesto sin ningún compromiso.