Destrucció certificada de documents confidencials: tots els secrets

Explicar què és la destrucció certificada de documents confidencials pot semblar complicat, però des d’EINA volem solucionar tots els teus dubtes. Som especialistes en la gestió documental que proporcionem tots els serveis necessaris per a l’eliminació de dades personals en format paper o digital. Certifiquem el correcte compliment del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) i de la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD).

Si encara no saps de què parlem, no desesperis. Segueix llegint  i segueix llegint. Totes les teves preguntes tenen resposta.

Què és la destrucció certificada de documents confidencials?

La destrucció certificada de documentació confidencial consisteix en eliminar les dades privades tant de persones físiques com jurídiques emmagatzemades per una empresa. Tot i que pot semblar un procés fàcil que qualsevol pot realitzar amb una màquina trituradora de paper, la realitat és ben diferent. Les autoritats europees exigeixen el compliment de certs paràmetres per protegir la intimitat dels ciutadans.

Així doncs, els serveis de destrucció confidencial de documents són essencials per a les empreses de l’actualitat. El 25 de maig de 2018 va entrar en vigor a tota Europa el Reglament General de Protecció de Dades o RGPD, que conté la Llei Orgànica de Protecció de Dades o LOPD. Aquesta normativa exigeix destruir i eliminar les dades personals de qualsevol persona o entitat una vegada aquestes han acomplert la seva funció. En altres paraules, la informació confidencial no por emmagatzemar-se indefinidament.

Les organitzacions que incompleixin la LOPD poden rebre sancions de fins a 600.000€. Per evitar aquestes multes, es necessari contractar una empresa de destrucció certificada de documents confidencials com EINA. Som els únics que podem assegurar la correcte eliminació i esborrat de dades emmagatzemades. Disposem de la tecnologia i infraestructura adequats per assegurar la correcta eliminació de les dades.

Què son el RGPD i la LOPD?

El Règim General de Protecció de Dades o General Data Protection Regulation (GDPR) , és la regulació europea en l’àmbit de protecció de dades i privacitat. Afecta totes les persones i empreses dins la Unió Europea i l‘Espai Econòmic Europeu. El seu objectiu es retornar als ciutadans el control sobre les seves dades personals.

A Espanya, el RGPD s’aplica mitjançant la Llei Orgànica de Protecció de Dades (15/1999). La norma estableix que els ciutadans i ciutadanes han de donar el seu consentiment explícit a les empreses perquè aquestes puguin guardar les seves dades. A més, les organitzacions han d’especificar per què i per a què volen les dades personals. Una vegada la informació ha complert el seu propòsit, ha de ser destruïda de forma segura per assegurar que ningú podrà fer-ne un ús fraudulent. Així doncs són el RGPD i la LOPD els que fixen la normativa de destrucció certificada de documents confidencials.

Aquestes directrius neixen principalment a causa del creixement i la generalització en l’ús d’Internet. Les autoritats europees van advertir la falta de control sobre la informació personal que els usuaris donaven a la xarxa. Per aquesta raó van desenvolupar la RGDP, activant-la amb caràcter retroactiu. Això vol dir que les empreses i webs han de contactar als seus usuaris i clients demanant-los el seu consentiment per seguir guardant les seves dades.

No obstant, la LOPD no fa referència només a dades personals online.

Què són les dades personals?

Les dades personals són tota aquella informació que fa referència a una persona i que permet identificar-la o contactar-la. Així doncs, parlem del nom, cognoms, data de naixement, direcció postal, DNI o passaport, número de telèfon, tarja de crèdit o compte bancari, per exemple.

No obstant, aquesta no és l’única informació confidencial que protegeixen el RGPD i la LOPD. La llei també fa referència a dades de navegació per internet recollides per eines com Google Analytics o arxius en vídeo enregistrats per càmeres de seguretat. També s’inclouen historials mèdics o delictius, subscripcions o contractacions. A més, es cobreixen formats tant en paper com digitals.

Així doncs, qualsevol informació personal emmagatzemada per un tercer ha de ser considerada confidencial i ser tractada, custodiada i eliminada o destruïda de la forma adequada. Així mateix, qualsevol procés de cessió de dades ha de demanar el consentiment de l’usuari, ja sigui la subscripció a un web, donar-se d’alta en un gimnàs o una primera visita mèdica.

Quin és el procés de destrucció certificada de documents confidencials?

El Reglament General de Protecció de Dades exigeix seguir certs procediments a l’hora d’eliminar dades personals. Les autoritats han establert la normativa DIN 66399 com a referència de seguretat en el procés de destrucció certificada de documents confidencials. S’especifiquen termes com la mida màxima de les partícules de paper resultants del procés de trituració, o el procediment a seguir per eliminar dades digitals.

Com a empresa trituradora de paper, a EINA Inserció seguim les directrius establertes per la DIN66399. Recollim la documentació confidencial en contenidors de seguretat segellats i enumerats. Els nostres operaris traslladen els sacs a les nostres instal·lacions centrals de Ripollet. Allà es procedeix a la destrucció dels papers en un temps no superior a 48 hores. La documentació s’emmagatzema a gàbies tancades amb un codi de seguretat al que només té accés el personal autoritzat.

La destrucció de paper es realitza amb la trituradora HSM FA 500.2 amb cinta d’alimentació transportadora CRIZAF model LSE. Aquesta màquina destructora de paper ens permet destruir documentació amb una classificació de Partícula P-4, complint el nivell 3 de seguretat establert a la norma DIN 55399.

Les fraccions de paper resultants són reciclades per l’empresa FONT Recuperacions. Ells s’ocupen de la gestió de residus i de donar una nova vida al paper. Mitjançant aquesta empresa de reciclatge de paper i cartró, assegurem un impacte positiu al medi ambient.

En el cas de la destrucció certificada de suports digitals, el procés s’adapta a les característiques del suport on s’emmagatzemen. Depenent de les dades i les exigències del client, es procedirà a destruir el hardware complet, ja sigui un CD, DVD, disc dur, memòria USD, tarja o altres. El mètode també s’adapta a la normativa europea i permet assegurar que les dades no podran ser recuperades.

Per garantir la seguretat durant tot el procés, aquest s’enregistra i es posa a disposició del client. A més, els sacs de documentació estan correctament identificats en tot moment.

Com es certifica la correcta destrucció de la documentació?

A EINA certifiquem la destrucció confidencial de documents i el correcte compliment del Règim General de Protecció de Dades i la Llei Orgànica de Protecció de Dades. Ho fem mitjançant el Certificat de Destrucció Confidencial i el Certificat de Compliment de la Llei Orgànica de Protecció de Dades 15/1999. Proporcionem documentació que assegura que s’han seguit els preceptes establerts a la normativa DIN 66399. A més, entreguem material audiovisual que permet comprovar i seguir tot el procés de destrucció.

També proporcionem el Certificat de Reciclatge de Residus Sobrants i de Bones Pràctiques Mediambientals. Així provem l’impacte positiu sobre el medi ambient que té contractar EINA. Finalment, els nostres clients també reben el Certificat de Contractació de Persones en Risc d’Exclusió. Aquest es pot presentar com a comprovant de compliment de la Llei General de la Discapacitat, segons estableix el Reial Decret 364/2005.

Quines mesures de seguretat tenim a EINA Inserció?

Com a empresa destructora de paper i documentació confidencial, EINA assegura la màxima seguretat durant tot el procés. Les empreses reben contenidors de paper tancats, segellats i identificats on llançar els arxius. Aquests cauen a sacs amb un número de sèrie d’identificació.

Els operaris d’EINA visiten les seus dels clients regularment per recollir les bosses plenes i substituir-les. Els sacs es porten a la seu central de Ripollet, on s’emmagatzemen a gàbies de seguretat. Només el personal autoritzat té els codis d’accés, mentre un sistema de vídeo vigilància assegura la custodia documental. Els arxius mai trigaran més de 48 hores a ser processats a la trituradora de paper, que assegura la destrucció de tots els documents. Les partícules restants s’entreguen a una empresa de gestió de residus per al seu reciclatge.

Tot el procés de destrucció d’arxius es registra en vídeo. Es mostren clarament els números d’identificació dels sacs per tal que els clients puguin comprovar que s’han seguit totes les mesures de seguretat necessàries.

EINA Inserció, destrucció certificada de documents confidencials i molt més

A EINA estem especialitzats en el procés complet de destrucció certificada de documents confidencials. No obstant, els nostres serveis no acaben aquí.

També ens ocupem de la gestió documental. Ajudem les empreses i institucions a mantenir un arxiu ordenat, eficient i eficaç. Avaluem, classifiquem i eliminem duplicats per tal que accedir i trobar informació sigui fàcil i senzill.

Així mateix, també disposem de la tecnologia necessària per la digitalització certificada de documents. Ens encarreguem d’introduir informació a bases de dades, ja sigui mitjançant la copia o l’escaneig d’arxius. Els documents digitals resultants tenen total validesa legal i no poden ser modificats. T’expliquem més sobre el procés de digitalització de documents i sobre com escanegem els arxius al nostre bloc.

Oferim els nostres serveis d’organització d’arxius i destrucció de documents a Barcelona ciutat i l’àrea metropolitana. També arribem a la resta del territori català, cobrint les àrees de Tarragona, Lleida i Girona. Així mateix, ens ocupem de la gestió documental a certes zones del País Valencià, el sud de França i Aragó.

A EINA oferim els preus més competitius del territori català. A més som l’única empresa de destrucció certificada de documents confidencials amb la missió social d’ajudar a joves tutelats i extutelats en risc d’exclusió social. Els assistim en la seva entrada al món laboral. Els proporcionem una primera oportunitat professional i els guiem en els seus primers passos. Amb nosaltres, els i les joves aprenen a fer un currículum i a preparar una entrevista mentre guanyes experiència i habilitats.

Contacta amb nosaltres i descobreix els preus dels nostres serveis de destrucció confidencial i gestió documental. Millora l’eficàcia del teu negoci i demostra el teu compromís social amb EINA Inserció. T’enviem un pressupost sense cap compromís.