Digitalización certificada de documentos: todo lo que necesitas saber

En la constante búsqueda de técnicas para mejorar la eficacia y la eficiencia de las empresas, la digitalización certificada de documentos se ha ganado un espacio preferencial. Disponer de documentos, archivos e información en formato digital facilita el trabajo a las compañías y a sus trabajadores, ahorrando tiempo y dinero. Sin embargo, todavía hay muchas dudas acerca de cómo digitalizar documentos y cómo escanear archivos legales correctamente. En EINA Inserción somos expertos en la digitalización certificada de documentos y queremos resolver todas tus preguntas.

¿Cuál es la definición de digitalización?

“Digitalización” es un concepto que se refiere al proceso de convertir un archivo analógico en uno digital. Así el significado de digitalizar es que introducimos la información contenida en un documento físico a un ordenador usando la tecnología y los programas adecuados.

La técnica más extendida es el uso de un escáner, que registra el documento en forma de imagen y lo almacena. Un software de reconocimiento de caracteres se encarga de interpretar el contenido del mismo y guardarlo en el formato adecuado. Este método se usa para documentos mecanografiados, imágenes, mapas, esquemas o diapositivas.

Paralelamente, existe la técnica del copiado, que consiste en introducir información en una base de datos de forma manual. Esta práctica requiere mayor tiempo y esfuerzo, pero es la más adecuada cuando se trata de archivos escritos a mano, o en casos en los que se necesite solo una información concreta.

Ambos métodos se están extendiendo entre las empresas, que han visto en la digitalización de documentos una forma de mejorar su eficiencia. No obstante, la simple introducción de los datos o escaneo de archivos no sirve como sustituto de algunos documentos. En el caso de archivos de carácter oficial, es necesario contar con un software específico que da validez legal a los documentos. En estos casos, se habla de digitalización certificada de documentos.

¿Qué es la digitalización certificada de documentos?

La digitalización certificada de documentos da validez legal a las copias electrónicas de un archivo. En el caso de las facturas, este procedimiento está regulado por la ley y controlado por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). Las autoridades lo definen como el “proceso que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Tributaria”. La falta de legislación hace que la misma norma también se aplique a otros documentos legales.

Para llevar a cabo el proceso de digitalización certificada de documentos es necesario disponer de un software de gestión documental autorizado. Dicho programa debe estar homologado por la Agencia Tributaria tal y como se especifica en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

La digitalización certificada de documentos abre un mundo de posibilidades para las empresas. Les permite digitalizar facturas, contratos, albaranes, pedidos, seguros y más. El hecho de que el programa esté avalado por la Agencia Tributaria les da a las versiones digitales total validez legal. Así, se ahorra espacio, tiempo y dinero.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de documentos?

Tanto en el caso de la digitalización de documentos simple como para la digitalización certificada de archivos, los beneficios para las empresas son muchos. El primero y más evidente es el ahorro de espacio que supone disponer de un archivo completamente digital. Se cambian los archivadores, carpetas y dosieres por espacio en la nube y soportes digitales de gran capacidad donde se pueden almacenar miles de documentos.

La segunda ventaja tiene relación con el tiempo que ganan empresas y trabajadores. La búsqueda y consulta de datos es mucho más sencilla y rápida en un archivo digital. Esto implica una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo, beneficiando tanto a la organización como a sus clientes y proveedores.

Otro de los grandes beneficiados de la digitalización es el medio ambiente. No solamente se reduce la cantidad de papel usado, también se evita la emisión de CO2 que implica su producción. Así mismo, se pueden reciclar grandes cantidades de papel una vez este ha pasado por el proceso de destrucción certificada de documentos confidenciales.

El nivel de seguridad en el almacenamiento también aumenta, ya que los archivos digitalizados se guardan codificados y bajo claves de acceso. Además, se pueden evitar problemas de ciberseguridad optando por sistemas de almacenaje externos. Esto también beneficia la accesibilidad de la información, que está disponible para acceder en cualquier momento desde cualquier lugar.

Se reducen también los costes de mantenimiento que supone tener un archivo físico, así como el deterioro de los soportes que contienen la información. Conservar archivos digitales es mucho más sencillo y asequible que mantener el entono adecuado para un archivo físico. Además, se puede disponer de varias copias de los documentos para asegurar que no se pierden.

¿Cómo es el proceso de digitalización certificada de documentos?

El proceso de digitalización certificada cuenta con cuatro pasos básicos:

1. Se empieza reuniendo los documentos y preparándolos. Esto implica eliminar todos los elementos que no sean el documento en sí, es decir, clips, grapas, carpetas y otros. De esta forma, se pueden introducir de forma fácil y rápida en el escáner.
2. El segundo paso es el escaneo, que se puede realizar de forma manual si se trata de un número de archivos reducido, o de forma automática. Esto dependerá de la máquina con la que se trabaje. En EINA Inserción disponemos de un escáner de documentos modelo Epson WorkForce DS560 que nos permite procesar grandes cantidades de documentos de forma rápida y eficaz sin perder calidad en la imagen. Se trata además de un escáner OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres – Optical Character Recognition) conectado a un sistema de gestión documental.
3. Una vez escaneados, los archivos son procesados por un software OCR homologado por la Agencia Tributaria. Se trata de programas preparados para identificar los elementos del documento y transformar la imagen escaneada en texto, capturando todos los datos que contiene. Esto hace posible la edición del documento.
4. En el mismo momento de obtención de la copia digital dol documento en soporte físico, el software aplicará la firma electrónica. Esta garantizará la autenticidad, integridad (no modificable) y el no repudio (imposibilidad de negar la autenticidad). Los programas para escanear documentos más comunes no permiten llevar a cabo este proceso.
5. Finalmente, la información se almacena de forma organizada y estructurada. Esta tarea se lleva a cabo mediante un software de gestión documental. Este es uno de los pasos más importantes, ya que permitirá buscar y encontrar cualquier dato o documento de forma fácil y rápida.

EINA Inserción somos una empresa de digitalización de documentos de Barcelona que ofrece servicios de digitalización de archivos en toda Cataluña. Además del escáner OCR, disponemos del software adecuado y homologado por la Agencia Tributaria que nos permite dar validez legal a las copias digitales de los documentos. Organizamos los archivos resultantes y los entregamos en el soporte digital de la elección del cliente.

Nuestros servicios también incluyen la destrucción confidencial de los documentos una vez el proceso de digitalización ha concluido. De esta forma aseguramos que todo se ha llevado a cabo de la forma adecuada y que los datos han sido procesados y eliminados según los preceptos de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD 15/1999).

¿Cómo se da validez legal a un documento digitalizado?

Para que la Agencia Tributaria y cualquier otra autoridad consideren un documento digitalizado como válido, este debe llevar una firma electrónica avanzada. Esto confirma la identidad y autoridad del firmante. También garantiza que la copia digital no ha sido modificada respecto al original en papel. Por último, el certificado establece la firma como legalmente válida.

La firma electrónica avanzada es un mecanismo criptográfico que garantiza al destinatario la procedencia y la integridad del documento. El cifrado de la información asegura que la misma no ha sifo manipulada por terceros antes de llegar a su destinatario. El uso de la firma electrónica avanzada garantiza que las credenciales usadas son legítimas y determinan la voluntad del firmante.

En el caso de particulares, se aplica mediante un lector de tarjetas que lee el carnet de identidad del firmante. En el caso de empresas, el mismo software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria incluye el certificado digital de la compañía. De esta forma, el programa se encarga de generar la firma electrónica avanzada para el documento digitalizado. Esta última es la fórmula que usamos en EINA Inserción para dar validez legal a los documentos digitalizados.

¿Qué certificación de digitalización proporciona EINA Inserción?

En EINA disponemos del software de digitalización eCompulsa, desarrollado por DOCEO y homologado por la Agencia Tributaria, que nos permite realizar copias electrónicas con validez legal. Cuando los documentos se han escaneado, el software los procesa y les aplica la firma digital adecuada.

Así, se generan copias electrónicas de documentos vinculantes como facturas de proveedores, albaranes, pedidos de clientes, contratos o seguros. También se pueden digitalizar otros archivos como fotografías, mapas, diapositivas, gráficos, textos, esquemas o imágenes.

¿Qué medidas de seguridad se toman durante la digitalización de archivos?

El proceso de digitalización certificada de documentos que lleva a cabo EINA Inserción cuenta con las medidas de seguridad adecuadas para asegurar que los datos están protegidos. En la sede central de EINA en Ripollet existen jaulas de seguridad donde se guardan los archivos durante el trabajo. Estas están selladas con un código de seguridad que solo conoce el personal autorizado. Los documentos se mantienen guardados y ordenados hasta el momento de su digitalización, y se devuelven a la jaula de seguridad una vez el proceso ha terminado.

Cuando todos los archivos se han digitalizado, el cliente puede decidir si quiere recuperar los documentos en papel o prefiere que sean destruidos de forma confidencial por EINA. El proceso de destrucción certificada de documentos confidenciales también sigue todas las medidas de seguridad necesarias para asegurar el cumplimiento de la LOPD.

En el apartado digital, EINA Inserción cuenta con programas de encriptación que protegen y codifican los archivos. De esta forma, se asegura que los documentos no pueden ser modificados y son una copia exacta del original. Así se les da la validez legal adecuada y otorgada por la Agencia Tributaria.

Si el cliente lo desea, el servicio se puede llevar a cabo en su sede o sus instalaciones. De esta forma puede comprobar y supervisaren persona el proceso de digitalización.

¿Por qué elegir EINA Inserción?

En EINA Inserción nos encargamos del proceso completo de digitalización certificada de documentos, así como de la gestión de su archivo y la destrucción confidencial de documentos y de soportes digitales. Somos la única empresa de gestión documental con el objetivo social de ayudar a jóvenes tutelados y extutelados en riesgo de exclusión. Les ofrecemos su primera oportunidad laboral mientras les ayudamos a formarse y a crecer en el mundo profesional.

EINA somos la empresa con los mejores precios para la digitalización de documentos de Barcelona. Le aseguramos rapidez y eficiencia tanto en el proceso de digitalización como al ordenar y archivar documentos. Además escanear texto e imágenes y digitalizar facturas y documentos de gestión, también nos ocupamos de la eliminación confidencial y certificada de los archivos.

¡No lo dude y ahorre tiempo, espacio y dinero digitalizando sus archivos históricos con EINA Inserción!