La magia del orden: la importancia de la gestión documental y de archivos

La gestión documental y de archivos se ha convertido en una práctica fundamental en la actualidad. La constante captura, almacenamiento y recuperación de ficheros hace que mantener un orden y una lógica sea clave para asegurar una buena productividad y eficiencia. Disponer de un archivo estructurado, clasificado y correctamente referenciado puede suponer un gran cambio para cualquier compañía. Las ventajas de la gestión de documentos son múltiples, pero también lo son las dudas que despierta.

Desde EINA Inserción te explicamos todos los beneficios que nuestro servicio de administración documental le aporta a tu empresa. Descubre cómo mejorar tus resultados y ahorrar costes con un buen administrador de archivos.

¿Qué es exactamente la gestión documental y de archivos?

La International Organization for Standarization proporciona una definición del concepto en la ISO 15489-1:2001 (E). El ente determina lo siguiente para Información y documentación – Gestión documental: “La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos”.

Así pues, nos referimos a todas esas tareas y acciones destinadas a mantener un archivo de documentos ordenado y preparado para su uso. No solamente hay que vigilar que cada fichero se guarde de forma correcta, también es necesario comprobar la nomenclatura y referenciación usados. Al mismo tiempo, hay que establecer procedimientos para la recepción y producción de nuevos documentos, asegurando que estos se clasifiquen de forma correcta.

¿Cuáles son los problemas de una mala gestión documental y de archivos?

Llevar a cabo una mala gestión documental y de archivos implica pérdidas para la empresa, tanto económicas como de tiempo y organización. El mayor problema es la falta de una política o procedimiento de almacenamiento. Esto provoca que cada trabajador guarde los ficheros siguiendo su propio criterio, hecho que dificulta su búsqueda y consulta por parte de terceros. Por las mismas razones se da la duplicidad de documentos, guardados de forma repetida en distintos directorios y con diferentes referencias por cada usuario.

La capacidad de almacenamiento de la empresa se convierte en un inconveniente cuando la gestión de archivos no se hace de forma correcta. Aunque el precio de la giga se ha moderado, la constante producción de documentos exige seguir un orden con tal de aprovechar el espacio al máximo. Esta necesidad se incrementa en el caso de los archivos físicos. El espacio que ocupan en la oficina no puede ampliarse fácilmente y debe aprovecharse al máximo para almacenar lo esencial.

La correcta gestión de documentos debe incluir una revisión de los protocolos de seguridad cibernética de la empresa. Los datos contenidos en los archivos suelen ser confidenciales y privados, lo que exige tener buenas medidas de seguridad. La ausencia de una jerarquía en los permisos de acceso puede exponer datos privados y crear agujeros de seguridad.

Finalmente, también se puede dar una pérdida de documentos o partes esenciales de los mismos. La multiplicidad de versiones hace difícil determinar cuál es la definitiva y supone una pérdida de visibilidad. Una correcta gestión documental y de archivos evita estos peligros, además de aportar ventajas a las empresas.

¿Qué ventajas tiene la gestión documental y de archivos?

Los beneficios de tener una gestión documental y de archivos correcta son múltiples. No solamente se solucionan los problemas antes mencionados, también se consigue un ahorro de dinero, tiempo y espacio. Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización de datos por parte de los trabajadores. Esto implica una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo realizado, ya que la búsqueda se realiza de forma rápida y sencilla.

La gestión de archivos consigue evitar la pérdida de documentación y datos, ya que todos los ficheros están identificados siguiendo patrones establecidos e integrados en un mismo sistema. Paralelamente, se establece una colaboración entre los distintos departamentos y órganos de la empresa que facilita e incrementa la comunicación.

Los sistemas de gestión documental también permiten seguir el control de accesos y de seguridad de los archivos. Así se puede identificar fácilmente quién ha consultado o modificado un elemento, y evitar que personas no autorizadas accedan al fichero.

Por último, se puede seguir el ciclo de vida de los documentos, facilitando su destrucción cuando dejan de ser útiles o cuando es requerida por las autoridades.

¿Cuál es el proceso para conseguir una gestión documental y de archivo eficaz?

En EINA Inserción somos expertos en la gestión de documentos y archivos. Llevamos a cabo todas las tareas necesarias para que cuente con un almacenamiento útil, eficaz y eficiente. Adaptamos nuestros procedimientos y servicios a archivos tanto físicos como digitales, realizando las tareas necesarias para cada caso.

Archivos en papel

Como empresa de gestión documental, en EINA Inserción nos encargamos de la reorganización y clasificación completa de archivos en papel. A partir de las pautas y directrices especificadas por el cliente, revisamos documentos, imágenes, carpetas, cartas, libros, y más para determinar cuáles son necesarios. Separamos aquello que se debe conservar de lo prescindible con tal de optimizar el espacio. Identificamos duplicados y obsoletos que pueden ser eliminados.

En el caso de que la empresa desee cambiar su archivo en papel por uno electrónico, EINA Inserción cuenta con servicios de digitalización certificada de documentos. Todos los ficheros son escaneados y procesados por uno de los mejores softwares de gestión documental. El programa funciona mediante el Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR y está certificado por la Agencia Tributaria. Cuando los papeles son escaneados, les da validez legal mediante la firma electrónica adecuada. El software de digitalización de documentos los organiza adecuadamente en el nuevo archivo electrónico de la organización.

EINA Inserción ofrece de forma complementaria sus servicios de destrucción certificada de documentos confidenciales. Siguiendo los procedimientos exigidos por la Unión Europea en lo referente a la destrucción de datos, se procede a triturar los ficheros siguiendo la norma más segura DIN 66399. Así, EINA se encarga también de eliminar y reciclar los elementos que no sean necesarios o ya cuenten con una versión electrónica. EINA Inserción ofrece un servicio completo que incluye la digitalización del fichero, la destrucción de los documentos y la gestión y organización del nuevo archivo según las instrucciones del cliente.

Archivos digitales

En el caso de archivos electrónicos, ya sean recién digitalizados u originalmente creados por ordenador, el proceso de gestión tiene ciertos matices. En primer lugar, se revisan y agrupan todas las carpetas con tal de poder determinar la cantidad de ficheros a procesar. Seguidamente se establecen unas pautas a seguir en cuanto a la nomenclatura que se seguirá para nombrar los documentos, carpetas y directorios. Este procedimiento debe tener una lógica fácilmente entendible para que la puedan seguir los trabajadores al añadir nuevos elementos al archivo.

Determinar las pautas de guardado es clave para una buena gestión documental y de archivos. Se pueden seguir patrones basados en la fecha, el creador, la procedencia del fichero u otras normas que se negociarán con el cliente. Estas deberán adaptarse a la forma y dinámicas de trabajo de la empresa, con tal de facilitar las tareas y ahorrar tiempo y esfuerzos.

Cuando las pautas han sido establecidas, se aplican a todos los elementos guardados existentes, organizando los archivos y carpetas. Así se crea un directorio estructurado de forma lógica, de fácil uso y consulta. Al mismo tiempo se crea un procedimiento de recepción para nuevos documentos. Este especifica los pasos a seguir cada vez que un nuevo fichero deba ser añadido al archivo.

También es posible establecer conexiones entre documentos relacionados, como pueden ser pedidos, facturas y albaranes; o perfiles de trabajadores y contratos. Todo esto se hace mediante un software de gestión de documentos. Este toma los archivos digitalizados y los almacena, gestiona y rastrea, facilitando las conexiones y relaciones entre ellos, así como su búsqueda y recuperación.

EINA Inserción, expertos en la gestión documental y de archivos

En EINA Inserción estamos especializados en la gestión documental y de archivos. Llevamos a cabo todas las fases del proceso, desde la evaluación del proyecto hasta su implementación. Nos ocupamos tanto de archivos físicos como electrónicos, así como de la digitalización de ficheros en papel. También destruimos los documentos confidenciales obsoletos siguiendo las directrices más seguras de la Unión Europea.

Nuestros servicios tienen además un objetivo puramente social: ayudamos a jóvenes tutelados y extutelados a entrar en el mundo laboral. Les ofrecemos su primera oportunidad profesional mientras les formamos y ayudamos a seguir su propio camino. Nos esforzamos para que los adolescentes en riesgo de exclusión tengan las máximas oportunidades y garantías, proporcionándoles un presente prometedor para que tengan un gran futuro.