La màgia de l’ordre: la importància de la gestió documental i d’arxius

La gestió documental i d’arxius s’ha convertit en una pràctica fonamental actualment. La constant captura, emmagatzematge i recuperació de fitxers fa que mantenir un ordre i una lògica sigui clau per assegurar una bona productivitat i eficiència. Disposar d’un arxiu estructurat, classificat i correctament referenciat pot suposar un gran canvi per a qualsevol companyia. Els avantatges de la gestió de documents són múltiples, però també ho són els dubtes que desperta.

Des d’EINA Inserció t’expliquem tots els beneficis que el nostre servei d’administració documental li aporta a la teva empresa. Descobreix com millorar els teus resultats i estalviar costos amb un bon administrador d’arxius.

Què és exactament la gestió documental i d’arxius?

La International Organization for Standarization proporciona una definició del concepte a la ISO 15489-1:2001 (E). L’entitat descriu de la següent manera Informació i documentació – Gestió documental: “La gestió documental consisteix en controlar d’una manera eficient i sistemàtica la creació, recepció, manteniment, utilització i disposició dels documents”.

Així doncs, ens referim a totes aquelles tasques i accions destinades a mantenir un arxiu de documents ordenat i preparat per al seu us. No només cal vigilar que cada fitxer es guardi de forma correcta, també és necessari comprovar la nomenclatura i referències utilitzades. Al mateix temps, cal establir procediments per la recepció i producció de nous documents, assegurant que aquests es classifiquen de manera correcta.

Quins són els problemes d’una mala gestió documental i d’arxius?

Dur a terme una mala gestió documental i d’arxius implica pèrdues per a l’empresa, tant econòmiques com de temps i organització. El major problema és la falta d’una política o procediment d’emmagatzematge. Això provoca que cada treballador guardi els fitxers seguint el seu propi criteri, fet que en dificulta la cerca i consulta per part de tercers. Per les mateixes raons es dona la duplicitat de documents, guardats per cada usuari de manera repetida a diferents directoris i amb diferents referències.

La capacitat d’emmagatzematge de l’empresa també es converteix en un inconvenient quan la gestió d’arxius no es fa de manera correcta. Tot i que el preu del giga s’ha moderat, la constant producció de documents exigeix seguir un ordre amb tal d’aprofitar l’espai al màxim. Aquest necessitat s’incrementa en el cas dels arxius físics. L’espai que ocupen a l’oficina no pot ampliar-se fàcilment i ha d’aprofitar-se al màxim per emmagatzemar allò que és essencial.

La correcta gestió de documents ha d’incloure una revisió dels protocols de seguretat cibernètica de l’empresa. Les dades contingudes als arxius solen ser confidencials i privades, fet que exigeix tenir bones mesures de seguretat. L’absència d’una jerarquia en els permisos d’accés pot exposar dades privades i crear forats de seguretat.

Finalment, també es pot donar una pèrdua de documents o parts essencials des mateixos. La multiplicitat de versions fa difícil determinar quina és la definitiva i suposa una pèrdua de visibilitat. Una correcta gestió documental i d’arxius evita aquests perills, a més d’aportat avantatges a les empreses.

Quins avantatges té la gestió documental i d’arxius?

Els beneficis de tenir una gestió documental i d’arxius correcta són múltiples. No només se solucionen els problemes abans mencionats, també s’aconsegueix un estalvi de diners, temps i espai. Mantenir un arxiu correctament ordenat i referenciat facilita la localització de dades per part dels treballadors. Això implica una major eficiència i eficàcia a la feina realitzada, ja que la cerca es realitza de forma ràpida i senzilla.

La gestió d’arxius aconsegueix evitar la pèrdua de documentació i dades, ja que tots els fitxers estan identificats seguint patrons establerts i integrats en un mateix sistema. Paral·lelament, s’estableix una col·laboració entre els diferents departaments i òrgans de l’empresa que facilita i incrementa la comunicació.

Els sistemes de gestió documental també permeten seguir el control d’accés i de seguretat dels arxius. Així es pot identificar fàcilment qui ha consultat o modificat un element, i evitar que persones no autoritzades accedeixin al fitxer.

Per últim, es pot seguir el cicle de vida dels documents, facilitant la seva destrucció quan deixen de ser útils o quan és requerida per les autoritats.

Quin és el procés per aconseguir una gestió documental i d’arxius eficaç?

A EINA Inserció som experts en la gestió de documents i arxius. Duem a terme totes les tasques necessàries perquè tingui un emmagatzematge útil, eficaç i eficient. Adaptem els nostres procediments i serveis a arxius tant físics com digitals, realitzant les tasques necessàries per a cada cas.

Arxius en paper

Com a empresa de gestió documental, a EINA Inserció ens encarreguem de la reorganització i classificació completa d’arxius en paper. A partir de les putes i directrius especificades pel client, revisem documents, imatges, carpetes, cartes, llibres i més per determinar quins són necessaris. Separem tot allò que cal conservar del que és prescindible per tal d’optimitzar l’espai. Identifiquem duplicats i obsolets que poden ser eliminats.

En el cas que l’empresa desitgi canviar el seu arxiu en paper per un electrònic, EINA Inserció compta amb serveis de digitalització certificada de documents. Tots els fitxers són escanejats i processats per un dels millors softwares de gestió documental. El programa funciona mitjançant el Reconeixement Òptic de Caràcters OCR i està certificat per l’Agència Tributària. Quan els papers són escanejats, els dona validesa legal mitjançant la firma electrònica adequada. El software de digitalització de documents els organitza adequadament al nou arxiu electrònic de la organització.

EINA Inserció ofereix de manera complementària els seus serveis de destrucció certificada de documents confidencials. Seguint els procediments exigits per la Unió Europea en referència a l’eliminació de dades, es procedeix a triturar els fitxers seguint la norma més segura DIN 66399. Així, EINA s’encarrega també d’eliminar i reciclar els elements que no siguin necessaris o ja comptin amb una versió electrònica. EINA Inserció ofereix un servei complet que inclou la digitalització del fitxer, la destrucció dels documents i la gestió i organització del nou arxiu segons les instruccions del client.

Arxius digitals

En el cas dels arxius electrònics, ja siguin recent digitalitzats o originalment creats per ordinador, el procés de gestió té certs matisos. En primer lloc, es revisen i agrupen totes les carpetes per tal de poder determinar la quantitat de fitxers a processar. Seguidament s’estableixen unes pautes a seguir en quant a la nomenclatura que s’utilitzarà per a anomenar els documents, carpetes i directoris. Aquest procediment ha de tenir una lògica fàcilment comprensible perquè la puguin seguir els treballadors quan afegeixen nous elements a l’arxiu.

Determinar les pautes de guardat és clau per una bona gestió documental i d’arxius. Es poden seguir patrons basats en la data, el creador, la procedència del fitxer, o altres normes que es negociaran amb el client. Aquestes hauran d’adaptar-se a la forma i dinàmiques de feina de l’empresa, amb tal de facilitar les tasques i estalviar temps i esforços.

Quan les pautes han sigut establertes, s’apliquen a tots els elements guardats existents, organitzant arxius i carpetes. Així es crea un directori estructurat de forma lògica, de fàcil us i consulta. Al mateix temps, es desenvolupa un procediment de recepció per a nous documents. Aquest especifica els passos a seguir cada vegada que un nou fitxer s’afegeix a l’arxiu.

També és possible establir connexions entre documents relacionats, com poden ser comandes, factures i albarans; o perfils de treballadors i contractes. Tot això es fa mitjançant un software de gestió de documents. Aquest emmagatzema els arxius digitals, organitzant-los i rastrejant-los, i facilitant les connexions i relacions entre ells, així com la cerca i recuperació.

EINA Inserció, experts en la gestió documental i d’arxius

A EINA Inserció estem especialitzats en la gestió documental i d’arxius. Duem a terme totes les fases del procés, des de l’avaluació del projecte fins a la implementació. Ens ocupem tant d’arxius físics com electrònics, així com de la digitalització de fitxers en paper. També destruïm els documents confidencials obsolets seguint les directrius més segures de la Unió Europea.

Els nostres serveis tenen un objectiu purament social: ajudem a joves tutelats i extutelats a entrar al mon laboral. Els oferim la seva primera oportunitat professional mentre els formem i ajudem a seguir el seu propi camí. Ens esforcem en aconseguir que els adolescents en risc d’exclusió tinguin les màximes oportunitats i garanties, proporcionant-los un present prometedor per tal que tinguin un gran futur.