Qué es la gestión de archivos: beneficios para tu empresa

Toda empresa recopila datos, documentos, archivos… En consecuencia, el correcto tratamiento de toda esta información debe ser una prioridad para toda compañía, ya que los datos constituyen el motor de cualquier organización. Para administrar dicha información de forma organizada se debe llevar a cabo un proceso denominado gestión de archivos correcto.

La gestión de archivos se define como el proceso por el cual una empresa administra documentos de todo tipo, ya sean recibidos o generados por la propia compañía. Este conjunto de técnicas y prácticas facilita la recuperación de información desde estos archivos, permite determinar el tiempo que deben guardarse los documentos y cuándo deben eliminarse los que ya no sirven, al mismo tiempo que se asegura la conservación de los más importantes.

Por tanto, la gestión documental mantiene ordenada y clasificada la información empresarial. Por información empresarial entendemos todos aquellos datos, documentos o recursos que la organización recopila a lo largo del tiempo por el desarrollo de su ejercicio. Por tanto, la gestión de archivos es imprescindible, porque dicha información constituye todo el conocimiento que la empresa ha ido adquiriendo durante su trayectoria. Pero ¿cómo llevar a cabo la gestión de archivos?

¿Qué es un sistema de gestión de archivos?

Un sistema de gestión de archivos o documental permite almacenar, recuperar, clasificar, distribuir y autentificar información empresarial.  Por tanto, facilita el control del el enorme volumen de documentos internos y externos de un negocio.

Al hablar de sistemas de gestión documental nos referimos a softwares que organizan los documentos de la organización. La elección entre un sistema integrado o herramientas individuales dependerá de la complejidad del proceso que se necesite gestionar y el nivel de integración de los procesos administrativos. Para elegir el sistema de gestión documental correcto, es muy importante definir claramente los objetivos que se quieren alcanzar con él.

¿Cuáles son los principales componentes de la gestión de archivos?

Pero antes de seguir es necesario entender los conceptos que rodean a la gestión documental:

• Un archivo es un conjunto de información y documentos que pueden ser físicos o electrónicos, almacenado en cualquier parte del sistema y registrado bajo un nombre de identificación. Un archivo está organizado de manera categórica o tipológica.
• Un directorio es el sistema que guarda los archivos relacionados directamente entre sí. A su vez dentro de los directorios podemos encontrar carpetas para mejorar la organización.
• Un campo es la identificación de los archivos en el que se guardan datos descriptivos. El campo explica qué archivo es, dónde ha de ser guardado y su identificador básico.
• Un registro es el conjunto de campos que tienen una relación entre sí.
• Una base de datos recopila distintas unidades de información que tienen un nexo en común. En una base de datos se almacenan los archivos de forma sistemática.

¿Cómo digitalizar los documentos y optimizar la gestión documentaria y los archivos?

Es recomendable tener en cuenta que, en los sistemas de gestión documental, cuanto más alto sea el grado de digitalización de la información, mayor será el nivel de control y automatización que se logrará.

Para optimizar la gestión documental debemos llevar a cabo dos pasos previos:

1. Definir qué documentos van a formar parte de nuestros procesos y qué información nos interesa extraer y almacenar conjuntamente.
2. Cuando se haya incluido esta información, deberemos definir el ciclo de vida de los documentos, qué interacción tendrán con otros procesos de gestión documental y cómo pueden integrarse en ellos.

La digitalización de los documentos constituye el primer acercamiento a la gestión documental. Este proceso tiene múltiples ventajas, como el ahorro de espacio físico, la optimización en la accesibilidad de los documentos, la reducción de los tiempos de búsqueda, la mayor seguridad de la información, la ubicuidad de los documentos…

Es bastante probable que cada documento presente un formato distinto, y habrá información impresa y digital. Además, dentro de la digital, habrá diferentes tipos de archivos, como PDF o documentos Word. En el caso de los documentos electrónicos se pueden utilizar programas específicos para acceder al fichero o mandarlos imprimir y extraer la información a través de la imagen. En el caso de los documentos impresos, se recomienda utilizar un programa de reconocimiento de caracteres ópticos para convertir el documento en una imagen que pueda leerse electrónicamente.

Beneficios de la gestión documental

Gestionar los documentos empresariales trae consigo una serie de ventajas que hacen esencial contar con un sistema de gestión de archivos:

1. Mayor seguridad de los documentos

Al tener organizados los documentos, también se puede controlar quién tiene acceso a ellos. Esto se traduce en una mayor seguridad sobre los archivos. Este detalle es especialmente importante si tenemos en cuenta que la información que podemos encontrar en estos documentos suele ser de carácter sensible por lo que, si cae en las manos equivocadas, puede causar daños irreversibles a la empresa.

2. Ahorro de espacio y de tiempo

Además del evidente ahorro de espacio físico que trae consigo la gestión de documentos digitalizados, una buena gestión de los archivos también permite ahorrar capacidad digital al eliminar documentos innecesarios, evitar documentos duplicados… Al mismo tiempo, poder acceder a cualquier documento desde un mismo sistema supone un ahorro de tiempo para los empleados de la empresa.

3. Centralización de la información

Al centralizar todos los documentos en un mismo sistema, los empleados de la organización podrán acceder con mayor agilidad a la información que necesiten. Igualmente, saber dónde encontrar los documentos optimiza el trabajo del personal y minimiza las posibilidades de perder datos.

4. Automatización de tareas administrativas

Al gestionar la información empresarial con un sistema común, se pueden automatizar las tareas administrativas mediante la creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos en un mismo entorno con actividades definidas y monitorizadas.

En definitiva, la gestión documental es beneficiosa tanto para empleados como para clientes y proveedores. Poder organizar los documentos siguiendo una administración centralizada de la información permite ahorrar gastos significativos, una oportunidad que no debe pasar desapercibida.

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