Digitalització certificada de documents: tot el que necessites saber

En la constant cerca de tècniques per millorar l’eficiència i eficàcia de les empreses, la digitalització certificada de documents s’ha guanyat un espai preferencial. Disposar de documents, arxius i informació en format digital facilita la feina a les organitzacions i als seus treballadors, estalviant temps i diners. No obstant, encara hi ha molts dubtes sobre com digitalitzar documents i com escanejar arxius legals correctament. A EINA Inserció som experts en la digitalització certificada de documents i volem respondre totes les teves preguntes.

Quina és la definició de digitalització?

“Digitalització” és un concepte que es refereix al procés de convertir un arxiu analògic en un digital. Així el significat de digitalitzar és refereix a l’acció d’introduir la informació continguda a un document físic a un ordinador utilitzant la tecnologia i els programes adequats.

La tècnica més estesa és la utilització d’escàners, que registren el document en forma d’imatge i l’emmagatzemen. Un software de reconeixement de caràcters s’encarrega d’interpretar el contingut del mateix i guardar-lo en el format adequat. Aquest mètode s’utilitza per a documents mecanografiats, imatges, mapes, esquemes o diapositives.

Paral·lelament, existeix la tècnica del copiat, que consisteix en introduir informació en una base de dades de forma manual. Aquesta pràctica requereix major temps i esforç, però és l’adequada quan es tracta d’arxius escrits a mà, o en casos en els que es necessitin dades molt específiques.

Tots dos mètodes s’estan estenent entre les empreses, que han vist en la digitalització de documents una forma de millorar la seva eficiència. No obstant, la simple introducció de les dades o escaneig d’arxius no serveix com a substitut de certs documents. En el cas d’arxius de caràcter oficial, es necessari comptar amb un software específic que dona validesa legal als documents. En aquests casos, es parla de digitalització certificada de documents.

Què és la digitalització certificada de documents?

La digitalització certificada de documents dona validesa legal a les còpies electròniques dels documents d’un arxiu. En el cas de les factures, aquest procediment està regulat per la llei i controlat per l’Agència Estatal de l’Administració Tributària (AEAT). Les autoritats ho defineixen com el “procés que permet, mitjançant l’aplicació de tècniques foto-electròniques o d’escàner, convertir la imatge continguda en un document de paper en una imatge digital codificada conforme a algun dels formats estàndards d’ús comú i amb un nivell de resolució que siguin admesos per l’Agència Tributària”. La falta de legislació fa que la mateixa norma també s’apliqui a altres documents legals.

Per a dur a terme el procés de digitalització certificada de documents és necessari disposar d’un software de gestió documental autoritzat. Aquest programa ha d’estar homologat per l’Agència Tributària tal i com s’especifica a l’article 7 de l’Ordre EHA/962/2007.

La digitalització certificada de documents obre un món de possibilitats a les empreses. Els permet digitalitzar factures, contractes, albarans, comandes, assegurances i més. El fet de que el programa estigui avalat per l’Agència Tributària els dona total validesa legal a les versions digitals. Així, s’estalvia espai, temps i diners.

Quins són els beneficis de la digitalització de documents?

Tant en el cas de la digitalització de documents simple com per la digitalització certificada d’arxius, els beneficis per a les empreses són molts. El primer i més evident és l’estalvi d’espai que suposa disposar d’un arxiu completament digital. Es canvien arxivadors, carpetes i dossiers per espai al núvol i suports digitals de gran capacitat on es poden emmagatzemar milers de documents.

El segon avantatge té relació amb el temps que guanyen les empreses i treballadors. La cerca i consulta de dades és molt més senzilla i ràpida en un arxiu digital. Això implica una major eficiència i eficàcia a la feina, beneficiant tant la organització com els seus clients i proveïdors.

Un altre dels grans beneficiaris de la digitalització és el medi ambient. No només es redueix la quantitat de paper utilitzat, també s’evita l’emissió de CO2 que implica la seva producció. Així mateix, es poden reciclar grans quantitats de paper una vegada aquest ha passat pel procés de destrucció de documents confidencials.

El nivell de seguretat en l’emmagatzematge també augmenta, ja que els arxius digitalitzats es guarden codificats i sota claus d’accés. A més, es poden evitar problemes de ciberseguretat optant per sistemes d’emmagatzematge externs. Això també beneficia l’accessibilitat de la informació, que està disponible per accedir en qualsevol moment des de qualsevol lloc.

Es redueixen també els costos de manteniment que suposa tenir un arxiu físic, així com el deteriorament dels suports que contenen la informació. Conservar arxius digitals és molt més senzill i assequible que mantenir l’entorn adequat per a un arxiu físic. A més, es pot disposar de diverses còpies dels documents per assegurar que no es perden.

Com és el procés de digitalització certificada de documents?

El procés de digitalització certificada de documents té quatre passos bàsics:

1. Es comença reunint els documents i preparant-los. Això implica eliminar tots els elements que no siguin el document en sí, és a dir, clips, grapes, carpetes i altres. D’aquesta manera, es poden introduir de forma fàcil i ràpida a l’escàner.
2. El segon pas és l’escaneig, que es pot realitzar de forma manual si es tracta d’un nombre d’arxius reduït, o de forma automàtica. Això dependrà de la màquina amb que es treballi. A EINA Inserció disposem d’un escàner de documents model Epson WorkForce DS560 que ens permet processar grans quantitats de documents de forma ràpida i eficaç sense perdre qualitat a la imatge. Es tracta a més d’un escàner OCR (Reconeixement Òptic de Caràcters – Optical Character Recognition) connectat a un sistema de gestió documental.
3. Una vegada escanejats, els arxius són processats per un software OCR homologat per l’Agència Tributària. Es tracta de programes preparats per identificar els elements del document i transformar la imatge escanejada en text, capturant totes les dades que conté. Això fa possible l’edició del document.
4. En el mateix moment d’obtenir la còpia digital del document en suport físic, el software aplicarà la signatura electrònica. Aquesta garanteix l’autenticitat, integritat (no modificable) i el no repudi (impossibilita negar-ne la titularitat). Els programes per escanejar documents més comuns no permeten dur a terme aquest proés.
5. Finalment, la informació s’emmagatzema de forma organitzada i estructurada. Aquesta tasca es du a terme mitjançant un software de gestió documental.  Aquest és un dels passos més importants, ja que permetrà buscar i trobar qualsevol dada o document de forma fàcil i ràpida.

EINA Inserció som una empresa de digitalització de documents de Barcelona que ofereix serveis de digitalització d’arxius a tot Catalunya. A més de l’escàner OCR, disposem del software adequat i homologat per l’Agència Tributària que ens permet donar validesa legal a les copies digitals dels documents. Organitzem els arxius resultants i els entreguem en el suport digital de l’elecció del client.

Els nostres serveis també inclouen la destrucció confidencial de documents una vegada el procés de digitalització ha acabat. D’aquesta manera assegurem que tot s’ha dut a terme de la forma adequada i que les dades han estat processades i eliminades segons els preceptes de la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD 15/1999).

Com es dóna validesa legal a un document digitalitzat?

Per tal que l’Agència Tributària i qualsevol altre autoritat considerin un document digitalitzat com a vàlid, aquest ha de tenir una signatura electrònica avançada. Això confirma la identitat i autoritat del firmant. També garanteix que la copia digital no ha estat modificada respecte a l’original en paper. Per últim, el certificat estableix la firma com a legalment vàlida.

La signatura electrònica avançada és un mecanisme criptogràfic que garanteix al destinatari la procedència i la integritat del document. El xifrat de la informació assegura que aquesta no ha estat manipulada per tercers abans d’arribar al seu destinatari. Amb l’ús de la signatura electrònica avançada es garanteix que les credencials utilitzades són legítimes i determinen la voluntat del signatari.

En el cas de particulars, s’aplica mitjançant un lector de targetes que llegeix el carnet d’identitat del signant. En el cas de les empreses, el mateix software de digitalització homologat per l’Agència Tributària compta amb el certificat digital de la companyia. D’aquesta manera, s’encarrega de generar la signatura electrònica avançada del document digitalitzat. Aquesta darrera és la fórmula que fem servir a EINA Inserció per a donar validesa legal als documents digitalitzats.

Quina certificació de digitalització proporciona EINA Inserció?

A EINA disposem del software de digitalització eCompulsa, desenvolupat per DOCEO i homologat per l’Agència Tributària, que ens permet realitzar còpies electròniques amb validesa legal. Quan els documents s’han escanejat, el software els processa i aplica la firma digital adequada.

Així, es generen copies electròniques de documents vinculants com ara factures de proveïdors, albarans, comandes de clients, contractes o assegurances. També es poden digitalitzar altres arxius com fotografies, mapes, diapositives, gràfics, textos, esquemes o imatges.

Quines mesures de seguretat es prenen durant la digitalització d’arxius?

El procés de digitalització certificada de documents que du a terme EINA Inserció compta amb les mesures de seguretat adequades per assegurar que totes les dades estan protegides. A la seu central d’EINA a Ripollet existeixen gàbies de seguretat on es guarden els arxius durant la feina. Aquestes estan tancades amb un codi de seguretat que només coneix el personal autoritzat. Els documents es mantenen guardats i ordenats fins al moment de la seva digitalització, i es retornen a la gàbia de seguretat una vegada el procés ha acabat.

Quan tots els arxius s’han digitalitzat, el client pot decidir si vol recuperar els documents en paper o prefereix que siguin destruïts de forma confidencial per EINA. El procés de destrucció certificada de documents confidencials també segueix totes les mesures de seguretat necessàries per assegurar el compliment de la LOPD.

A l’apartat digital, EINA Inserció compta amb programes d’encriptació que protegeixen i codifiquen els arxius. D’aquesta manera s’assegura que els documents no poden ser modificats i són una còpia exacta de l’original. Així és possible donar-los la validesa legal adequada i atorgada per l’Agència Tributària.

Si el client ho desitja, el servei es pot dur a terme a la seva seu o a les seves instal·lacions. D’aquesta manera, pot comprovar i supervisar en persona el procés de digitalització.

Per què triar EINA Inserció?

A EINA Inserció ens encarreguem del procés complet de digitalització certificada de documents, així com de la gestió del seu arxiu i la destrucció confidencial de documents i suports digitals. Som l’única empresa de gestió documental amb l’objectiu social d’ajudar a joves tutelats i extutelats en risc d’exclusió. Els oferim la seva primera oportunitat laboral mentre els ajudem a formar-se i a créixer en el món professional.

EINA som l’empresa amb els millors preus per la digitalització de documents a Barcelona. Li assegurem rapidesa i eficiència tant en el procés de digitalització com a l’ordenar i arxivar documents. A banda d’escanejar text i imatges i digitalitzar factures i documents de gestió, també ens ocupem de l’eliminació confidencial i certificada dels arxius.

No ho dubti i estalviï temps, espai i diners digitalitzant els seus arxius històrics amb EINA Inserció!