Eliminar documentació

Podem eliminar la seva documentació, de manera certificada, que és obligatori per a tots els documents que continguin informació sensible de caràcter personal, segons estableix la llei de protecció de dades de caràcter personal (Llei Orgànica 15/1999, de desembre).

Recuperar espai

Una bona gestió de l’espai d’arxiu, és primordial per a controlar-ne els costos, només caldrà guardar el que sigui necessari.

Dispositius electrònics

La seva obsolescència, ens obliga a disposar d’un protocol d’actuació, a l’hora d’eliminar-los de forma segura. EINA ofereix la destrucció certificada, per a poder desfer-nos-en de forma correcta.

Recollides periòdiques puntuals

Destrucció certificada

Reflexió

És realment el tema de la Destrucció Confidencial de Documents, una cosa important? No creiem que precisament en aquesta època de crisi, les empreses haurien d’estar mirant cap a un altre costat?

És obvi que la supervivència de les nostres empreses ha de ser un factor prioritari. Tot ha de passar per establir un Pla de Negoci en què el pilar base és el manteniment de l’empresa, i que generi riquesa empresarial, humana i social.
I també és cert que en el compliment i desenvolupament de la marxa de l’empresa, ens trobem que hem de complir amb unes normes, sota les quals es regula tot el mercat. Tant en temes laborals com en molts altres, ens trobem la Llei Orgànica de Protecció de Dades (15/1999) vigent des de desembre de 1999, per la pressió de la Comunitat Europea que va constatar que els ciutadans i empreses d’Espanya, estaven desprotegides en aquest àmbit.
És una llei que ens afecta en molts àmbits, per exemple: quan les càmeres dels carrers ens estan gravant …

I òbviament a nivell empresarial, haurem de complir amb la legislació vigent, referent a la informació que conté dades de caràcter personal, la qual haurà de ser custodiada amb un procediment reglamentat, perquè aquestes dades de caràcter personal mai puguin ser utilitzats per a una finalitat diferent per la qual van ser generades, i un cop fet el seu servei, han de ser destruïdes, per assegurar que no es durà a terme cap tràmit més amb aquesta informació.

Quins són els documents confidencials?

De fet, qualsevol document que contingui: DNI, nom, dades bancàries, … ja ha de ser considerat confidencial i per tant custodiat i tractat de manera específica.

I un cop s’hagi donat ús a aquesta documentació, ha de ser destruïda de manera segura i eficient, d’acord amb la normativa DIN 66.399, que defineix clarament el grau de seguretat amb el que hauria de ser destruïda.

Hi ha sancions per no complir amb la LOPD?

L’Agència de Protecció de Dades, que és l’encarregat de vetllar pel compliment d’aquesta llei, estableix sancions de fins a 600.000 €. Nosaltres, considerem que no s’ha de fer per pressió o per la sanció econòmica; sinó que creiem que és un tema d’ètica i prestigi professional, sempre que es maneguen dades de caràcter personal.

A què ens referim quan parlem d’Ètica?

Un clar exemple: imaginem que ens trobem amb un contenidor exterior a l’abast de tothom, amb informes mèdics, resultats d’anàlisis mèdiques, comptes bancaris amb DNI o CIF d’empreses …
Aquest fet és el que no considerem ètic pel nefast procediment dut a terme, ja que permet que dades nostres o de les nostres empreses puguin estar a l’abast de gent que en cap moment ha estat el destinatari d’aquesta informació; i podria fer ús no autoritzat d’aquesta informació.
Com a ciutadà, crec que hauria d’estar protegit davant d’aquestes possibles incompetències en la gestió i tractament de les meves dades personals. I com a empresari, seria una catàstrofe per a la imatge de l’empresa, si això succeís i fos provocat per un mal procediment de la nostra empresa en el tractament de la informació.

Estarem d’acord que les institucions i empreses, amb l’actual crisi, no prioritzen aquest tipus de procediments, quan són necessàries altres inversions per a la supervivència?

Amb seguretat que el més important és la supervivència de l’empresa i el manteniment dels llocs de treball.Nosaltres creiem, que podem donar compliment a la legislació vigent en aquest àmbit, sense haver d’invertir molt, ja que les nostres solucions podrien passar per unes petites inversions d’uns 50-80 €uros al trimestre amb la màxima seguretat, contemplant una total traçabilitat en la gestió de documents.

“Mai he conegut un document que no m’interessi”
Carol Loomis
“La vida es mou tan ràpid! Has de documentar els bons moments”
Big Boi